Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für den B2B-Bereich in Kraft. Unternehmen, abzüglich bestimmter Ausnahmen, müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Digitalisierung voranzutreiben, Prozesse zu optimieren und die Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen.
Was ist eine E-Rechnung?
Als „E-Rechnung“ gilt eine Rechnung, die in einem „strukturierten elektronischen Datenformat“ gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung. Rechnungen im PDF-Format oder andere nicht strukturierte digitale Formate erfüllen diese Anforderungen nicht und gelten daher nicht als E-Rechnungen.
Die Formatanforderungen werden derzeit unter anderem durch die XRechnung erfüllt, die bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird, sowie durch das hybride ZUGFeRD-Format, das PDF-Dokumente mit XML-Dateien kombiniert. Auch andere Formate wie die französische Factur-X sind zulässig, sofern sie die technischen Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 erfüllen.
Für Umsätze, die bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, gilt eine Rechnung als elektronische Rechnung, wenn sie in einem elektronischen Format erstellt und empfangen wird. Dazu zählt beispielsweise auch ein einfaches PDF-Dokument, das per E-Mail versendet wird.
Zeitplan der Einführung
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen sind verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen. Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen wird auf alle Unternehmen im B2B-Bereich ausgeweitet, unabhängig vom Umsatz.
Für alle Fristen werden jedoch Übergangsfristen gewährt, was vorerst allen Beteiligten auch im Einzelhandel den Schrecken der neuen Rechnungspflicht nimmt.
Zeitplan im Detail und mit Übergangsfristen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Dies gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, und die Zustimmung des Empfängers ist für den Empfang nicht mehr erforderlich. Parallel dazu besteht die Möglichkeit, weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDFs zu verwenden, wenn der Empfänger einverstanden ist.
Zwischen 2025 und 2026 dürfen Unternehmen Rechnungen weiterhin in Papierform oder in nicht-standardisierten elektronischen Formaten ausstellen. Ab 2027 wird diese Ausnahme nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gelten. Unternehmen, die diese Umsatzgrenze überschreiten, müssen spätestens ab diesem Zeitpunkt konforme E-Rechnungen nach EN 16931 oder EDI-Formate verwenden.
Ab dem 1. Januar 2028 gelten die neuen Vorgaben uneingeschränkt. Alle Unternehmen sind dann verpflichtet, inländische B2B-Rechnungen ausschließlich in den vorgeschriebenen elektronischen Formaten auszustellen. Der Gesetzgeber will damit sicherstellen, dass die Prozesse bis zu diesem Zeitpunkt vollständig digitalisiert und standardisiert sind.
Hintergrund: „VAT in the digital age“
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland ab 2025 ist Teil einer umfassenderen europäischen Initiative, die unter dem Namen „VAT in the Digital Age“ (ViDA) bekannt ist. Ziel dieser Maßnahmen ist es, das System für Unternehmen einfacher und widerstandsfähiger gegen Betrug zu gestalten sowie die Herausforderungen durch die Plattformökonomie zu adressieren.
Kernbestandteil der Initiative ist die EU-weite Einführung eines digitalen Echtzeit-Meldesystems basierend auf E-Rechnungen. Dies soll den Informationsfluss zwischen Unternehmen und Steuerbehörden verbessern, die Bekämpfung von Betrug – insbesondere Karussellbetrug – erleichtern und die administrativen Kosten für Händler um jährlich 4,1 Milliarden Euro senken.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Durch das Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) werden mit Wirkung zum 1. Januar 2025 Kleinunternehmer künftig ausdrücklich von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Allerdings bleibt auch für Kleinunternehmer die Empfangspflicht für E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 bestehen.
Zudem sind bestimmte Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) können weiterhin in Papierform oder als nicht standardisierte digitale Rechnungen ausgestellt werden.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Auswirkungen für Händler, Dienstleister und Agenturen
Für (größere) Händler bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht eher früher als später eine Umstellung ihrer bisherigen Rechnungsprozesse. Sie müssen – perspektivisch – sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert möglicherweise Investitionen in entsprechende Softwarelösungen und Schulungen der Mitarbeiter. Gleichzeitig bietet – perspektivisch – die Umstellung Chancen zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung durch automatisierte Abläufe.
Dienstleister und Agenturen sind ebenso und gleichermaßen von der E-Rechnungspflicht betroffen. Sie müssen ihre internen Prozesse anpassen, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Zudem sollten sie ihre Kunden bei der Umstellung unterstützen und gegebenenfalls Beratungsleistungen anbieten, um die Implementierung der neuen Anforderungen zu erleichtern. Die Umstellung bietet auch die Möglichkeit, sich als moderner und digital affiner Partner zu positionieren.
Empfehlungen für Unternehmen
Unternehmen sollten frühzeitig mit der Planung und Umsetzung der notwendigen Maßnahmen beginnen, um die E-Rechnungspflicht fristgerecht erfüllen zu können. Dazu gehören:
- Systemprüfung: Überprüfung der vorhandenen IT-Infrastruktur auf Kompatibilität mit den Anforderungen der E-Rechnung.
- Softwarelösungen: Gegebenenfalls Anschaffung oder Aktualisierung von Software, die das Erstellen, Versenden, Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen ermöglicht.
- Mitarbeiterschulung: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und Systemen.
- Prozessanpassung: Anpassung der internen Abläufe an die Anforderungen der E-Rechnung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Durch eine rechtzeitige Vorbereitung können Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung nutzen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Weitere Informationen bietet unter anderem das Bundesfinanzministerium und die Industrie- und Handelskammer (IHK).
