Die Digitalisierung der Transportdokumentation kommt in Deutschland nur langsam voran. Zwar setzen inzwischen 76 Prozent der Logistikunternehmen digitale Frachtbriefe ein, vollständig auf papierbasierte Dokumente verzichten jedoch lediglich 7 Prozent. Das geht aus einer repräsentativen Befragung des Digitalverbands Bitkom hervor, für die 502 Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten untersucht wurden.
Gegenüber 2022 hat sich die grundsätzliche Verbreitung kaum verändert. Damals verwendeten 77 Prozent der befragten Betriebe elektronische Frachtbriefe zumindest teilweise. Gleichzeitig wächst die Unterstützung für eine verpflichtende Einführung.
Papier und digitale Dokumente bleiben parallel im Einsatz
Digitale Frachtbriefe ermöglichen es, Angaben zu transportierten Waren, Lieferzielen und Warenübergaben elektronisch zu erfassen und zwischen den Beteiligten auszutauschen. In der betrieblichen Praxis werden digitale und klassische Dokumentationsverfahren jedoch häufig kombiniert.
Nach den aktuellen Bitkom-Ergebnissen arbeiten 32 Prozent der Logistikunternehmen überwiegend mit elektronischen Frachtbriefen. Weitere 37 Prozent nutzen sie lediglich vereinzelt.
Nur 7 Prozent haben ihre Transportdokumentation vollständig digitalisiert. Damit bleibt die durchgängige elektronische Abwicklung bislang die Ausnahme.
Der parallele Einsatz unterschiedlicher Verfahren kann zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen. Informationen müssen unter Umständen mehrfach erfasst oder zwischen digitalen Systemen und Papierdokumenten übertragen werden.
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Mehr Unternehmen planen die Einführung
Rund 22 Prozent der befragten Logistikunternehmen verwenden derzeit überhaupt keine digitalen Frachtbriefe. Allerdings nimmt innerhalb dieser Gruppe die Bereitschaft zur Umstellung zu. Insgesamt 13 Prozent aller befragten Unternehmen haben die Einführung inzwischen konkret vorgesehen. Im Jahr 2022 lag dieser Anteil noch bei 6 Prozent.
Weitere 7 Prozent ziehen den Einsatz grundsätzlich in Betracht. Lediglich 2 Prozent nutzen bislang keine elektronischen Frachtbriefe und beschäftigen sich aktuell auch nicht mit einer möglichen Einführung. Damit deutet sich trotz der stagnierenden Gesamtnutzung ein zusätzliches Digitalisierungspotenzial an.
Mehrheit unterstützt verpflichtende Nutzung
Der Wunsch nach verbindlichen Vorgaben ist in der Branche gestiegen. Mittlerweile befürworten 54 Prozent der Logistikunternehmen eine verpflichtende Verwendung digitaler Frachtbriefe. Vier Jahre zuvor lag dieser Anteil bei 47 Prozent.
Aus Sicht des Bitkom kann die elektronische Dokumentation ihre Vorteile insbesondere dann entfalten, wenn sämtliche Beteiligten einer Transportkette dieselben Verfahren nutzen. Dazu gehören Verlader, Transportunternehmen, Fahrpersonal, Warenempfänger und zuständige Behörden.
Solange einzelne Beteiligte weiterhin Papierdokumente verlangen, müssen Unternehmen häufig zusätzliche Prozesse aufrechterhalten. Eine verbindliche und einheitliche Umsetzung könnte solche Medienbrüche reduzieren.
Fehlende Standards bremsen die Digitalisierung
Als wesentliches Hindernis nennen 45 Prozent der befragten Unternehmen das Fehlen einheitlicher Standards. Unterschiedliche technische Anforderungen und Dokumentationsverfahren erschweren es, elektronische Frachtbriefe unternehmensübergreifend einzusetzen.
Daneben bestehen Akzeptanzprobleme bei einzelnen Beteiligten der Transportabwicklung. So berichten 33 Prozent der Unternehmen, dass die Nutzung digitaler Frachtbriefe häufig an mangelnder Akzeptanz bei Zollbeschäftigten scheitert. Weitere 32 Prozent nennen Vorbehalte oder fehlende Akzeptanz beim Fahrpersonal.
Die Ergebnisse verdeutlichen, dass die Umstellung nicht allein von der technischen Ausstattung einzelner Logistikunternehmen abhängt. Entscheidend ist auch, ob elektronische Dokumente entlang der gesamten Lieferkette zuverlässig verwendet und anerkannt werden.
Einheitliche Verfahren als Voraussetzung für Fortschritte
Für eine umfassendere Digitalisierung der Transportdokumentation sind aus Sicht des Bitkom gemeinsame Standards und verlässliche elektronische Abläufe erforderlich.
Ein durchgängiger digitaler Informationsaustausch könnte die Zusammenarbeit zwischen Verladern, Transportdienstleistern und Empfängern vereinfachen.
Zugleich ließen sich papierbasierte Zwischenschritte und damit verbundene administrative Tätigkeiten verringern.
Die Befragung zeigt jedoch, dass die Branche von einer flächendeckenden Umsetzung noch entfernt ist. Obwohl digitale Frachtbriefe in drei Vierteln der Unternehmen zumindest gelegentlich eingesetzt werden, bleibt die vollständige Umstellung auf elektronische Verfahren selten.
Mit der steigenden Zustimmung zu einer verpflichtenden Nutzung wächst zugleich der Druck, technische und organisatorische Hindernisse zu beseitigen.
Ob die Digitalisierung künftig schneller vorankommt, dürfte wesentlich davon abhängen, wie einheitlich Unternehmen, Behörden und Beschäftigte elektronische Transportdokumente akzeptieren und verwenden.
